Datenschutz

Verantwortliche Stelle / Anbieter

Anbieter von KlarPraxis ist Luong Data Solutions, Mittelholzerstrasse 22, 3006 Bern, Schweiz.

Datenschutzanfragen können per E-Mail an info@klarpraxis.ch oder info@klarpraxis.de gestellt werden.

Rollen

Soweit eine Praxis oder Fachperson Patientendaten, Gesundheitsdaten, Dokumentation oder Berichtsentwürfe in KlarPraxis führt, bleibt diese Praxis oder Fachperson in der Regel für Inhalt, Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Aufbewahrung und Freigaben verantwortlich.

Luong Data Solutions stellt die Software bereit und kann je nach Vertrags- und Betriebsmodell als Anbieter, Auftragsbearbeiter oder technischer Dienstleister tätig sein. Die konkrete Rollenverteilung muss für den produktiven Betrieb vertraglich festgelegt und rechtlich geprüft werden.

Datenkategorien

Wir bearbeiten je nach Nutzung insbesondere Praxisdaten, Benutzerkonten, Kontaktdaten, Rollen und Berechtigungen, Patientenanfrage-Daten, Dokumentationsdaten, Sitzungs- und Terminstatus, Berichtsentwürfe, Freigaben, Exporte, Supportanfragen, technische Logs sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten.

Wenn KlarPraxis produktiv für Behandlungs- oder Beratungsprozesse genutzt wird, können gesundheitsbezogene Daten und besonders schützenswerte Personendaten verarbeitet werden. Solche Daten dürfen nur mit geeigneter Rechtsgrundlage, Berechtigung und interner Freigabe erfasst werden.

Kontakt-, Bestätigungs- und Reset-E-Mails werden verarbeitet, soweit dies für Konto, Support und Sicherheit notwendig ist. Bei Passwort-Resets werden zeitlich begrenzte Reset-Token erzeugt und nur gehasht gespeichert.

Zwecke

Die Daten werden genutzt, um Konten und Praxen anzulegen, Benutzer zu berechtigen, Patientenanfragen zu verwalten, Termine und Sitzungen zu organisieren, Dokumentation strukturiert zu führen, Berichtsentwürfe vorzubereiten, Datenschutzprüfungen und Freigaben abzubilden, Exporte bereitzustellen, Support zu leisten und die Anwendung sicher zu betreiben.

Das öffentliche Patientenanfrage-Formular speichert Angaben nur für eine aktive, zeitlich freigegebene Pilotpraxis. Erfasst werden die zur Kontaktaufnahme eingegebenen Angaben sowie Zeitpunkt und Version der bestätigten Datenschutzhinweise.

Technische Logs und Audit-Logs dienen der Sicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung und Nachvollziehbarkeit wichtiger Aktionen wie Freigaben, Exporte oder sicherheitsrelevante Änderungen.

Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung stützt sich nach schweizerischem Datenschutzrecht insbesondere auf Vertragsdurchführung, vorvertragliche Anfragen, gesetzliche Pflichten, Einwilligungen und überwiegende berechtigte Interessen an einem sicheren und nachvollziehbaren SaaS-Betrieb.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f und bei einwilligungsbasierten Vorgängen lit. a DSGVO in Betracht.

KI-Verarbeitung

Originalnotizen werden nicht ungeprüft an externe KI-Dienste übermittelt. Vor einer optionalen KI-Verarbeitung wird eine reduzierte, pseudonymisierte oder generalisierte Eingabe vorbereitet und durch die verantwortliche Fachperson geprüft und freigegeben.

Pseudonymisierung und Reduktion senken Risiken, sind aber keine vollständige Anonymisierung. Eine Re-Identifikation kann je nach Kontext möglich sein, insbesondere bei seltenen Sachverhalten, Ortsbezügen, Berufsangaben oder kombinierten Details.

Für Berichtsentwürfe kann je nach Konfiguration eine externe KI-Schnittstelle verwendet werden. Die konkrete Nutzung, Subprozessoren, Datenübermittlung und vertraglichen Grundlagen müssen im gewählten Betriebsmodell dokumentiert werden.

Empfänger, Subprozessoren & Dienstleister

Daten können an technische Dienstleister weitergegeben werden, die für Hosting, Datenbankbetrieb, Backups, E-Mail-Versand, Support, Sicherheitsprotokolle, Wartung oder Zahlungsabwicklung benötigt werden.

Konkrete Subprozessoren werden je nach Betriebsmodell und Vertrag festgelegt. Für den produktiven Betrieb mit echten Patientendaten sollte ein AVV/DPA oder eine gleichwertige vertragliche Regelung abgeschlossen werden.

Für Zahlungen und Abonnements kann Stripe eingesetzt werden, sobald ein kostenpflichtiges Paket gebucht und die Zahlungsfunktion aktiviert wird. Kontakt-, Bestätigungs- und Reset-E-Mails laufen über den produktiv konfigurierten SMTP-Anbieter, sobald der E-Mail-Versand aktiviert ist.

Browser-Speicherung

KlarPraxis verwendet derzeit keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Die Login-Sitzung wird als technisch notwendiges, HttpOnly-geschütztes Cookie geführt; im LocalStorage liegen nur nicht-sensitive UI-Informationen wie Sprache sowie Benutzer- und Firmenanzeige.

Diese Speicherung ist notwendig, damit die Anwendung angemeldet, mehrsprachig und ohne erneute Eingabe nutzbar bleibt. Beim Logout wird die lokale Sitzung gelöscht.

Aufbewahrung & Löschung

Konto-, Praxis-, Patientenanfrage-, Dokumentations-, Berichtsentwurfs-, Freigabe-, Export-, Vertrags- und Abrechnungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie dies für die Nutzung von KlarPraxis, vertragliche Pflichten, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit, Support oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Patientenanfragen können durch berechtigte Praxisleitungen und Manager nach Abschluss oder auf berechtigtes Löschbegehren direkt gelöscht werden. Kontaktanfragen werden nur für Bearbeitung und anschliessende Kommunikation aufbewahrt. Technische Logs, Audit-Logs und Backups werden nach Sicherheits- und Betriebserfordernissen begrenzt gespeichert und regelmässig überprüft.

Konto-Löschungen und Datenschutzanfragen können über /konto-loeschen oder per E-Mail an info@klarpraxis.ch angefordert werden.

Datensicherheit

KlarPraxis nutzt passwortgeschützte Konten, gehashte Passwörter, rollenbasierte Berechtigungen, praxisbezogene Datentrennung, API-Rate-Limits, Audit-Logs, CORS-Schutz, Sicherheits-Header und verschlüsselte Übertragung im produktiven HTTPS-Betrieb.

Administrative Zugriffe werden auf notwendige Personen beschränkt. Backups, Verschlüsselung, Audit-Logs, Zugriffsbeschränkungen und Produktionskonfigurationen müssen je nach Betriebsmodell technisch umgesetzt, dokumentiert und regelmässig geprüft werden.

Für Entwicklung und Tests dürfen keine echten Patientendaten verwendet werden. Demo- und Testinhalte sind synthetisch zu halten.

Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und, soweit anwendbar, Datenherausgabe oder Datenübertragung verlangen.

Anfragen können an info@klarpraxis.ch oder info@klarpraxis.de gerichtet werden. Wir können eine Identitätsprüfung verlangen, wenn dies zum Schutz der Daten notwendig ist.

Hosting & Datenhaltung

Hosting und Datenhaltung hängen vom vereinbarten Betriebsmodell ab, z. B. Schweizer Hosting oder On-Premise. Schweizer Hosting wird nur dann zugesichert, wenn es im konkreten Vertrag und Setup entsprechend vereinbart und umgesetzt ist.

Wenn Personendaten in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt werden, werden geeignete Garantien oder gesetzliche Ausnahmen verwendet, soweit dies erforderlich ist.

Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Hosting, Zahlungsabwicklung oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist über die Website und innerhalb der Anwendung erreichbar.